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Decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
(S. O. alla G. U. n. 42 del 20
febbraio 2001)
NOTA. Testo coordinato con le
modifiche apportate dal DLgs 23 gennaio 2002, n. 10, dalla legge 16
gennaio 2003, n. 3 e dal DPR 7 aprile 2003, n.137- Le parti modificate
sono in carattere corsivo.
CAPO I Definizioni e ambito
di applicazione
Art. 1 Definizioni
Art. 2 Oggetto
Art. 3 Soggetti
Art. 4 Impedimento alla sottoscrizione e alla dichiarazione
Art. 5 Rappresentanza legale
CAPO II Documentazione
amministrativa
SEZIONE I Documenti
amministrativi e atti pubblici
Art. 6 Riproduzione di documenti
Art. 7 Redazione e stesura di atti pubblici
SEZIONE II Documento
informatico
Art. 8 Documento informatico
Art. 9 Documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
Art. 10 Forma ed efficacia del documento informatico
Art. 11 Contratti stipulati con strumenti informatici o per via
telematica
Art. 12 Pagamenti informatici
Art. 13 Libri e scritture
SEZIONE III Trasmissione di documenti
Art. 14 Trasmissione del documento informatico
Art. 15 Trasmissione dall’estero di atti agli uffici di stato
civile
Art. 16 Riservatezza dei dati personali contenuti nei documenti
trasmessi
Art. 17 Segretezza della corrispondenza trasmessa per via
telematica
SEZIONE IV Copie autentiche, autenticazione di
sottoscrizioni
Art. 18 Copie autentiche
Art. 19 Modalità alternative all’autenticazione di copie
Art 19-bis Disposizioni concernenti la dichiarazione
sostitutiva
Art. 20 Copie di atti e documenti informatici
Art. 21 Autenticazione delle sottoscrizioni
SEZIONE V Firme elettroniche
Art. 22 Definizioni
Art. 23 Firma digitale
Art. 24 Firma digitale autenticata
Art. 25 Firma di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni
Art. 26 Certificatori
Art. 27 Certificatori qualificati
Art. 27-bis Certificati qualificati
Art. 28 Accreditamento
Art. 29 Vigilanza sull'attività di certificazione
Art. 29-bis Obblighi del titolare e del certificatore
Art. 29-ter Uso di pseudonimi
Art. 29-quater Efficacia dei certificati qualificati
Art. 29-quinquies Norme particolari per le pubbliche
amministrazioni e per altri soggetti qualificati
Art. 29-sexies Dispositivi sicuri e procedure per la
generazione della firma
Art. 29-septies Revoca e sospensione dei certificati
qualificati
Art. 29-octies Cessazione dell'attivita
SEZIONE VI Legalizzazione
di firme e di fotografie
Art. 30 Modalità per la legalizzazione di firme
Art. 31 Atti non soggetti a legalizzazione
Art. 32 Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o
legalmente riconosciute
Art. 33 Legalizzazione di firme di atti da e per l’estero
Art. 34 Legalizzazione di fotografie
SEZIONE VII Documenti di riconoscimento e di
identità
Art. 35 Documenti di identità e di riconoscimento
Art. 36 Carta di identità e documenti elettronici
SEZIONE VIII Regime fiscale
Art. 37 Esenzioni fiscali
CAPO III Semplificazione della documentazione
amministrativa
SEZIONE I Istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica
amministrazione
Art. 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze
Art. 39 Domande per la partecipazione a concorsi pubblici
SEZIONE II Certificati
Art. 40 Certificazioni contestuali
Art. 41 Validità dei certificati
Art. 42 Certificati di abilitazione
SEZIONE III Acquisizione diretta di documenti.
Art. 43 Accertamenti d’ufficio
Art. 44 Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile
SEZIONE IV Esibizione di documento
Art. 45 Documentazione mediante esibizione
SEZIONE V Norme in materia di dichiarazioni
sostitutive
Art. 46 Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Art. 47 Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà
Art. 48 Disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive
Art. 49 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione
CAPO IV Sistema di gestione informatica dei documenti
IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO l'articolo 87, comma quinto, della
Costituzione;
VISTO l’articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50 come modificato
dall'articolo 1, comma 6, lettera e) della legge 24 novembre 2000, n.340;
VISTO il punto 4) dell’allegato 3, della legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il decreto legislativo recante il testo unico delle disposizioni
legislative in materia di documentazione amministrativa;
VISTO il decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico
delle disposizioni regolamentari in materia di documentazione
amministrativa;
VISTE le deliberazioni preliminari del Consiglio dei Ministri adottate
nelle riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
VISTO il parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell’articolo 8 del
decreto legislativo 28 agosto 1997 n.281, espresso nella riunione del 14
settembre 2000;
UDITO il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva
per gli atti normativi nell’adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati
e del Senato della Repubblica;
VISTA la deliberazione del Consiglio dei Ministri adottata nella riunione
del 15 dicembre 2000;
SULLA PROPOSTA del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro
per la funzione pubblica, di concerto con i Ministri dell’interno e della
giustizia;
EMANA
il seguente decreto:
CAPO I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1 Definizioni
1. Ai fini del presente testo unico si intende
per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o,
comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative
modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III,
del presente testo unico;
b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti;
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del
titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da
una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta
l'identificazione personale del titolare;
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta d'identità ed ogni altro documento munito
di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o
informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato
italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare
l'identità personale del suo titolare;
e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta
d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età;
f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica
avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di
stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri
pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche;
g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto
dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla
lettera f);
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ il documento
sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e
fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste
dal presente testo unico;
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE, l'attestazione, da parte di un
pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza,
previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive;
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità
di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed
estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa;
m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica
amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla
persona dell'interessato;
n) FIRMA DIGITALE è un particolare tipo di firma elettronica qualificata
basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una
privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento
informatico o di un insieme di documenti informatici;
o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con
l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni
sostitutive di cui alle lettere g) e h) ovvero provvedono agli
accertamenti d'ufficio ai sensi dell'articolo 43;
p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici
servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e dati contenuti
nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle
amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71;
q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati;
r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse
di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure
informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti;
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale
del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni
riguardanti il documento stesso;
t) CERTIFICATI ELETTRONICI ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera d),
del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, gli attestati elettronici
che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche ai
titolari e confermano l'identità dei titolari stessi;
u) CERTIFICATORE ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera b), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il soggetto che presta servizi
di certificazione delle firme elettroniche o che fornisco altri servizi
connessi con queste ultime;
v) CERTIFICATORE QUALIFICATO il certificatore che rilascia al pubblico
certificati elettronici conformi ai requisiti indicati nel presente testo
unico e nelle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
z) CERTIFICATORE ACCREDITATO ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera
c), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il certificatore
accreditato in Italia ovvero in altri Stati membri dell'Unione europea ai
sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, della direttiva n. 1999/93/CE, nonché
ai sensi del presente testo unico;
aa) CERTIFICATI QUALIFICATI ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera e),
del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, certificati elettronici
conformi ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva n. 1999/93/CE,
rilasciati da certificatori che rispondono ai requisiti di cui
all'allegato II della medesima direttiva;
bb) CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI il documento rilasciato su supporto
informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati
dalla pubblica amministrazione;
cc) FIRMA ELETTRONICA ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera a), del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l'insieme dei dati in forma
elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri
dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
dd) FIRMA ELETTRONICA AVANZATA ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera
g), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, la firma elettronica
ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la
connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata
con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e
collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare
se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
ee) FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA la firma elettronica avanzata che sia
basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo
sicuro per la creazione della firma;
ff) TITOLARE la persona fisica cui è attribuita la firma elettronica e che
ha accesso al dispositivo per la creazione della firma elettronica;
gg) DATI PER LA CREAZIONE DI UNA FIRMA i dati peculiari, come codici o
chiavi crittografiche private, utilizzati dal titolare per creare la firma
elettronica;
hh) DISPOSITIVO PER LA CREAZIONE DELLA FIRMA il programma informatico
adeguatamente configurato (software) o l'apparato strumentale (hardware)
usati per la creazione della firma elettronica;
ii) DISPOSITIVO SICURO PER LA CREAZIONE DELLA FIRMA ai sensi dell'articolo
2, comma 1, lettera f), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10,
l'apparato strumentale usato per la creazione della firma elettronica,
rispondente ai requisiti di cui all'articolo 10 del citato decreto n. 10
del 2002, nonché del presente testo unico;
ll) DATI PER LA VERIFICA DELLA FIRMA i dati peculiari, come codici o
chiavi crittografiche pubbliche, utilizzati per verificare la firma
elettronica;
mm) DISPOSITIVO DI VERIFICA DELLA FIRMA il programma informatico
(software) adeguatamente configurato o l'apparato strumentale (hardware)
usati per effettuare la verifica della firma elettronica;
nn) ACCREDITAMENTO FACOLTATIVO ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera
h), del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, il riconoscimento del
possesso, da parte del certificatore che la richieda, dei requisiti del
livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;
oo) PRODOTTI DI FIRMA ELETTRONICA i programmi informatici (software), gli
apparati strumentali (hardware) e i componenti di tali sistemi
informatici, destinati ad essere utilizzati per la creazione e la verifica
di firme elettroniche o da un certificatore per altri servizi di firma
elettronica.
Articolo 2 Oggetto
1. Le norme del presente testo unico disciplinano la
formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la
trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti
agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici
servizi, nei rapporti con l’utenza, e ai privati che vi consentono. Le
norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute
nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto
dall’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 3 Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo unico si
applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, alle persone
giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni e agli
enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in
uno dei Paesi dell’Unione europea.
2. I cittadini di Stati non appartenenti all’Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle
qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di
soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute
nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell’immigrazione
e la condizione dello straniero.
3. Al di fuori dei casi previsti al comma 2, i
cittadini di Stati non appartenenti all’Unione autorizzati a soggiornare
nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive
di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse
avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia ed il
Paese di provenienza del dichiarante.
4. Al di fuori dei casi di cui ai commi 2 e 3 gli
stati, le qualità personali e i fatti, sono documentati mediante
certificati o attestazioni rilasciati dalla competente autorità dello
Stato estero, corredati di traduzione in lingua italiana autenticata
dall’autorità consolare italiana che ne attesta la conformità
all’originale, dopo aver ammonito l’interessato sulle conseguenze penali
della produzione di atti o documenti non veritieri.
Articolo 4 Impedimento alla sottoscrizione e
alla dichiarazione
1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare
è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell’identità del
dichiarante. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a
lui resa dall’interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.
2. La dichiarazione nell’interesse di chi si trovi
in una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente espressa
indicazione dell’esistenza di un impedimento, resa dal coniuge o, in sua
assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da altro parente in linea
retta o collaterale fino al terzo grado, al pubblico ufficiale, previo
accertamento dell’identità del dichiarante.
3. Le disposizioni del presente articolo non si applicano in materia
di dichiarazioni fiscali.
Articolo 5 Rappresentanza legale
1. Se l’interessato è soggetto alla potestà dei
genitori, a tutela, o a curatela, le dichiarazioni e i documenti previsti
dal presente testo unico sono sottoscritti rispettivamente dal genitore
esercente la potestà, dal tutore, o dall’interessato stesso con
l’assistenza del curatore.
CAPO II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6 Riproduzione e conservazione di
documenti
1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno
facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri
archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui
per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la
corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a
garantire la conformità agli originali.Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le
modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione.
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini
amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico
quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e
dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto
fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità
agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del
Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle
amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole
interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto
legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Articolo 7 Redazione e stesura di atti
pubblici
1. I decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli
altri atti pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche
promiscuamente, con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la
conservazione nel tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non
deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni il lingua
straniera, di uso comune.Qualora risulti necessario apportare variazioni
al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.
SEZIONE II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8 Documento informatico
1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se
conformi alle disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, o, per sua delega
del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, sentiti il Ministro per
la funzione pubblica e il Garante per la protezione dei dati
personali. Esse sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico anche
con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all’articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9 Documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti informatici, i
dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni,
costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile
effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi
consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di
produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di
dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e
telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi,
devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi
alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato
l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e
conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
sono definite dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento
per l'innovazione e le tecnologie, d'intesa con il Dipartimento della
funzione pubblica ed il Ministero per i beni e le attività culturali,
sentito il Garante per la protezione dei dati personali e, per il
materiale classificato d'intesa con le Amministrazioni della difesa,
dell'interno e dell'economia e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10 Forma ed efficacia del
documento informatico
1. Il documento informatico ha l'efficacia
probatoria prevista dall'articolo 2712 del codice civile, riguardo ai
fatti ed alle cose rappresentate.
2. Il documento informatico, sottoscritto con
firma elettronica, soddisfa il requisito legale della forma scritta. Sul
piano probatorio il documento stesso è liberamente valutabile, tenuto
conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Esso
inoltre soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del
codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o
regolamentare.
3. Il documento informatico, quando è
sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica
avanzata, e la firma è basata su di un certificato qualificato ed è
generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa
inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle
dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto.
4. Al documento informatico, sottoscritto con
firma elettronica, in ogni caso non può essere negata rilevanza giuridica
né ammissibilità come mezzo di prova unicamente a causa del fatto che è
sottoscritto in forma elettronica ovvero in quanto la firma non è basata
su di un certificato qualificato oppure non è basata su di un certificato
qualificato rilasciato da un certificatore accreditato o, infine, perché
la firma non è stata apposta avvalendosi di un dispositivo per la
creazione di una firma sicura.
5. Le disposizioni del presente articolo si
applicano anche se la firma elettronica è basata su di un certificato
qualificato rilasciato da un certificatore stabilito in uno Stato non
facente parte dell'Unione europea, quando ricorre una delle seguenti
condizioni:
a) il certificatore possiede i requisiti di cui alla direttiva 1999/93/CE
del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, ed è
accreditato in uno Stato membro;
b) il certificato qualificato è garantito da un certificatore stabilito
nella Comunità europea, in possesso dei requisiti di cui alla medesima
direttiva;
c) il certificato qualificato, o il certificatore, è riconosciuto in forza
di un accordo bilaterale o multilaterale tra la Comunità e Paesi terzi o
organizzazioni internazionali.
6. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti
informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono
assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro
dell'economia e delle finanze.
Articolo 11 Contratti stipulati con
strumenti informatici o per via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti informatici o
per via telematica mediante l'uso della firma elettronica qualificata
secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati al comma 1 si applicano le
vigenti disposizioni in materia di contratti negoziati al di fuori dei
locali commerciali.
Articolo 12 Pagamenti informatici
1. Il trasferimento in via telematica di fondi
tra privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo regole fissate con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri, o, per sua delega, del Ministro per l'innovazione e le
tecnologie, di concerto con i Ministri per la funzione pubblica, della
giustizia e dell'economia e delle finanze, sentiti il Garante per la
protezione dei dati personali e la Banca d'Italia.
1. Il trasferimento elettronico dei pagamenti tra
privati, pubbliche amministrazioni e tra queste e soggetti privati è
effettuato secondo le regole tecniche definite col decreto di cui
all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13 Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le scritture, ivi compresi
quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi
notarili di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e
conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del
presente regolamento e secondo le regole tecniche definite col decreto di
cui all'articolo 8, comma 2.
SEZIONE III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14 Trasmissione del documento
informatico
1. Il documento informatico trasmesso per via
telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso
all'indirizzo elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o
di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle
disposizioni del presente testo unico e alle regole tecniche di cui agli
articoli 8, comma 2 e 9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del documento informatico per via
telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla
notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15 Trasmissione dall'estero di atti
agli uffici di stato civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di
atti di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri consolari.
Articolo 16 Riservatezza dei dati personali
contenuti nei documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati
personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n.
675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche
amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a
stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e
strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali
vengono acquisite.
2. Ai fini della dichiarazione di nascita il
certificato di assistenza al parto è sempre sostituito da una semplice
attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano
copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi
identificativi diretti delle persone interessate, ai competenti enti ed
uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente
concordate. L'Istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della
sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina nuove
modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di
base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati
relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei
princìpi contenuti nelle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
Articolo 17 Segretezza della corrispondenza
trasmessa per via telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per
via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici
non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare
con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche
in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul contenuto di
corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica,
salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa
indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti del presente testo unico, gli atti,
i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei
confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di
proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al
destinatario.
SEZIONE IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18 Copie autentiche
1. Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e
documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia
garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse
possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.
2. L'autenticazione delle copie può essere fatta dal
pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato
l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un
notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato
dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale
scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato,
il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero
dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se
la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale
appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le
copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni
contenute nell’articolo 20.
3. Nei casi in cui l'interessato debba presentare
alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di
un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal
responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a
ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo
di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso
la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Articolo 19 Modalità alternative
all’autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di
notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la
copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica
amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli
di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale dichiarazione
può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei
documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai
privati.
Art. 19-bis Disposizioni concernenti la
dichiarazione sostitutiva
1. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di
notorietà, di cui all’articolo 19, che attesta la conformità all’originale
di una copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da una
pubblica amministrazione, di un titolo di studio o di servizio e di un
documento fiscale che deve obbligatoriamente essere conservato dai
privati, può essere apposta in calce alla copia stessa.
Articolo 20 Copie di atti e documenti
informatici
1. I duplicati, le copie, gli estratti del documento
informatico, anche se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi
a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o
riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali,
hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice
civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li
spedisce o rilascia, una firma elettronica qualificata.
3. Le copie su supporto informatico di documenti,
formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico,
sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte
se la loro conformità all'originale è autenticata da un notaio o da altro
pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al
documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui
all’articolo 8, comma 2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e
documenti di cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di
documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a
tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le
procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate
nell’articolo 8, comma 2.
Articolo 21 Autenticazione delle
sottoscrizioni.
1. L’autenticità della sottoscrizione di qualsiasi
istanza o dichiarazione da produrre agli organi della pubblica
amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le
modalità di cui all’art. 38, comma 2 e comma 3.
2. Se l’istanza o la dichiarazione sostitutiva di
atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al
comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di
benefici economici, l’autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere,
segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o
altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso,
l’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico
ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in
sua presenza, previo accertamento dell’identità del dichiarante, indicando
le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il
proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la
propria firma e il timbro dell’ufficio.
SEZIONE V
FIRME ELETTRONICHE
Articolo 22 Definizioni
1. Ai fini del presente Testo unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema informatico e crittografico in
grado di generare ed apporre la firma digitale o di verificarne la
validità;
b) per chiavi asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una
privata ed una pubblica, correlate tra loro, utilizzate nell'ambito dei
sistemi di validazione di documenti informatici;
c) per chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche,
destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare, mediante il
quale si appone la firma digitale sul documento informatico;
d) per chiave pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche
destinato ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma
digitale apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi
asimmetriche;
e) per chiave biometrica, la sequenza di codici informatici utilizzati
nell’ambito di meccanismi di sicurezza che impiegano metodi di verifica
dell’identità personale basati su specifiche caratteristiche fisiche
dell’utente;
f) (abrogata)
g) per validazione temporale, il risultato della procedura
informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici,
una data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o
logica in grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) (abrogata)
l) per revoca del certificato elettronico, l'operazione con cui il
certificatore annulla la validità del certificato da un dato momento, non
retroattivo, in poi;
m) per sospensione del certificato elettronico, l'operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un determinato
periodo di tempo;
n) per validità del certificato elettronico, l'efficacia e l'opponibilità
al titolare dei dati in esso contenuti.
o) (abrogata)
Articolo 23 Firma digitale
1. La firma digitale deve riferirsi in maniera
univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui
è apposta o associata.
2. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi una chiave
privata la cui corrispondente chiave pubblica sia stata oggetto
dell'emissione di un certificato qualificato che, al momento della
sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti
revocato o sospeso.
3. L'apposizione ad un documento informatico di una firma elettronica
basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale
a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate,
hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o
chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di
tutte le parti interessate.
4. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine
previsto dalla normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni,
timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
5. Attraverso il certificato elettronico si devono rilevare, secondo le
regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2, la validità del
certificato elettronico stesso, nonché gli elementi identificativi del
titolare e del certificatore.
Articolo 24 Firma digitale autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo
2703 del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è
autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma digitale
è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della
sua identità personale, della validità della chiave utilizzata e del fatto
che il documento sottoscritto risponde alla volontà della parte e non è in
contrasto con l’ordinamento giuridico ai sensi dell'articolo 28, primo
comma, n. 1 della legge 6 febbraio 1913, n. 89.
3. L'apposizione della firma digitale da parte del
pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di legge la
apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque
previsti.
4. Se al documento informatico autenticato deve
essere allegato altro documento formato in originale su altro tipo di
supporto, il pubblico ufficiale può allegare copia informatica autenticata
dell'originale, secondo le disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli effetti della presentazione di
istanze agli organi della pubblica amministrazione si considera apposta in
presenza del dipendente addetto la firma digitale inserita nel documento
informatico presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La presentazione o il deposito di un documento
per via telematica o su supporto informatico ad una pubblica
amministrazione sono validi a tutti gli effetti di legge se vi sono
apposte la firma digitale e la validazione temporale a norma del presente
testo unico.
Articolo 25 Firma di documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è
sostituita dalla firma digitale, in conformità alle norme del presente
testo unico.
2. L'uso della firma digitale integra e sostituisce
ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26 Certificatori
1. L'attività dei certificatori stabiliti in
Italia o in un altro Stato membro dell'Unione europea è libera e non
necessita di autorizzazione preventiva, ai sensi dell'articolo 3 del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10. Detti certificatori o, se
persone giuridiche, i loro legali rappresentanti ed i soggetti preposti
all'amministrazione, devono inoltre possedere i requisiti di onorabilità
richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione
e controllo presso le banche di cui all'articolo 26 del testo unico delle
leggi in materia bancaria e creditizia, approvato con decreto legislativo
1° settembre 1993, n. 385.
2. L'accertamento successivo dell'assenza o del
venir meno dei requisiti di cui al comma 1 comporta il divieto di
prosecuzione dell'attività intrapresa.
3. Ai certificatori qualificati e ai
certificatori accreditati che hanno sede stabile in altri Stati membri
dell'Unione europea non si applicano le norme del presente decreto e le
relative norme tecniche di cui all'articolo 8, comma 2, e si applicano le
rispettive norme di recepimento della direttiva 1999/93/CE.
Articolo 27 Certificatori qualificati
1. I certificatori che rilasciano al pubblico
certificati qualificati devono trovarsi nelle condizioni previste
dall'articolo 26.
2. I certificatori di cui al comma 1 devono
inoltre:
a) dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria
necessaria per svolgere attività di certificazione;
b) impiegare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza
e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della
competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore
della tecnologia delle firme elettroniche e della dimestichezza con
procedure di sicurezza appropriate, e che sia in grado di rispettare le
norme del presente testo unico e le regole tecniche di cui all'articolo 8,
comma 2;
c) applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e
tecniche consolidate;
d) utilizzare sistemi affidabili e prodotti di firma protetti da
alterazioni e che garantiscano la sicurezza tecnica e crittografica dei
procedimenti, in conformità a criteri di sicurezza riconosciuti in ambito
europeo e internazionale e certificati ai sensi dello schema nazionale di
cui all'articolo 10, comma 1, del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n.
10;
e) adottare adeguate misure contro la contraffazione dei certificati,
idonee anche a garantire la riservatezza, l'integrità e la sicurezza nella
generazione delle chiavi, nei casi in cui il certificatore generi tali
chiavi.
3. I certificatori di cui al comma 1 devono
comunicare, prima dell'inizio dell'attività, anche in via telematica, una
dichiarazione di inizio di attività al Dipartimento dell'innovazione e le
tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, attestante
l'esistenza dei presupposti e dei requisiti previsti dal presente testo
unico, ai sensi dell'articolo 4, comma 1, del decreto legislativo 23
gennaio 2002, n. 10.
4. Il Dipartimento procede, d'ufficio o su
segnalazione motivata di soggetti pubblici o privati, a controlli volti ad
accertare la sussistenza dei presupposti e dei requisiti previsti dal
presente testo unico e dispone, se del caso, con provvedimento motivato da
notificare all'interessato, il divieto di prosecuzione dell'attività e la
rimozione dei suoi effetti, salvo che, ove ciò sia possibile,
l'interessato provveda a conformare alla normativa vigente detta attività
ed i suoi effetti entro il termine prefissatogli dall'amministrazione
stessa.
Art. 27-bis Certificati qualificati
1. I certificati qualificati devono contenere almeno
le seguenti informazioni:
a) indicazione che il certificato elettronico rilasciato è un certificato
qualificato;
b) numero di serie o altro codice identificativo del certificato;
c) nome, ragione o denominazione sociale del certificatore e lo Stato nel
quale è stabilito;
d) nome, cognome e codice fiscale del titolare del certificato o uno
pseudonimo chiaramente identificato come tale;
e) dati per la verifica della firma corrispondenti ai dati per la
creazione della stessa in possesso del titolare;
f) indicazione del termine iniziale e finale del periodo di validità del
certificato;
g) firma elettronica avanzata del certificatore che ha rilasciato il
certificato.
2. In aggiunta alle informazioni di cui al comma 1, fatta salva la
possibilità di utilizzare uno pseudonimo, per i titolari residenti
all'estero cui non risulti attribuito il codice fiscale, si deve indicare
il codice fiscale rilasciato dall'autorità fiscale del Paese di residenza
o, in mancanza, un analogo codice identificativo, quale ad esempio un
codice di sicurezza sociale o un codice identificativo generale.
3. Il certificato qualificato può inoltre contenere, su domanda del
titolare o del terzo interessato, le seguenti informazioni, se pertinenti
allo scopo per il quale il certificato è richiesto:
a) le qualifiche specifiche del titolare, quali l'appartenenza ad ordini o
collegi professionali, l'iscrizione ad albi o il possesso di altre
abilitazioni professionali, nonché poteri di rappresentanza;
b) limiti d'uso del certificato, ai sensi dell'articolo 28-bis, comma 3;
c) limiti del valore degli atti unilaterali e dei contratti per i quali
il certificato può essere usato, ove applicabili.
Articolo 28 Accreditamento
1. Ai sensi dell'articolo 5 del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, i certificatori che intendono
conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più
elevato, in termini di qualità e di sicurezza, possono chiedere di essere
accreditati presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento
per l'innovazione e le tecnologie, che a tali fini può avvalersi delle
strutture pubbliche di cui all'articolo 29.
2. Il richiedente deve rispondere ai requisiti di
cui all'articolo 27 ed allegare alla domanda il profilo professionale del
personale responsabile della generazione dei dati per la creazione e per
la verifica della firma, della emissione dei certificati e della gestione
del registro dei certificati nonché l'impegno al rispetto delle regole di
tecniche.
3. Il richiedente, se soggetto privato, in
aggiunta a quanto previsto dal comma 2, deve inoltre:
a) avere natura giuridica di società di capitali e un capitale sociale non
inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione alla attività
bancaria ai sensi dell'articolo 14 del testo unico delle leggi in materia
bancaria e creditizia, approvato con decreto legislativo 1° settembre
1993, n. 385;
b) garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali,
anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti
il collegio sindacale, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti
che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso
banche ai sensi dell'articolo 26 citato del decreto legislativo 1°
settembre 1993, n. 385.
4. La domanda di accreditamento si considera
accolta qualora non venga comunicato all'interessato il provvedimento di
diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione della stessa.
5. Il termine di cui al comma 4 può essere
interrotto una sola volta entro trenta giorni dalla data di presentazione
della domanda, esclusivamente per la motivata richiesta di documenti che
integrino o completino la documentazione presentata e che non siano già
nella disponibilità del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie o
che questo non possa acquisire autonomamente. In tal caso, il termine
riprende a decorrere dalla data di ricezione della documentazione
integrativa.
6. A seguito dell'accoglimento della domanda, il
Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie dispone l'iscrizione del
richiedente in un apposito elenco pubblico, tenuto dal Dipartimento stesso
e consultabile anche in via telematica, ai fini dell'applicazione della
disciplina in questione.
7. Il certificatore accreditato può qualificarsi
come tale nei rapporti commerciali e con le pubbliche amministrazioni.
Art. 28-bis Responsabilità del
certificatore
1. Il certificatore che rilascia al pubblico un
certificato qualificato o che garantisce al pubblico l'affidabilità del
certificato è responsabile, se non prova d'aver agito senza colpa, del
danno cagionato a chi abbia fatto ragionevole affidamento:
a) sull'esattezza delle informazioni in esso contenute alla data del
rilascio e sulla loro completezza rispetto ai requisiti fissati per i
certificati qualificati;
b) sulla garanzia che al momento del rilascio del certificato il
firmatario detenesse i dati per la creazione della firma corrispondenti ai
dati per la verifica della firma riportati o identificati nel certificato;
c) sulla garanzia che i dati per la creazione e per la verifica della
firma possano essere usati in modo complementare, nei casi in cui il
certificatore generi entrambi.
2. Il certificatore che rilascia al pubblico un
certificato qualificato è responsabile, nei confronti dei terzi che
facciano ragionevole affidamento sul certificato stesso, dei danni
provocati per effetto della mancata registrazione della revoca o
sospensione del certificato, salvo che provi d'aver agito senza colpa.
3. Il certificatore può indicare, in un
certificato qualificato, i limiti d'uso di detto certificato ovvero un
valore limite per i negozi per i quali può essere usato il certificato
stesso, purché i limiti d'uso o il valore limite siano riconoscibili da
parte dei terzi. Il certificatore non è responsabile dei danni derivanti
dall'uso di un certificato qualificato che ecceda i limiti posti dallo
stesso o derivanti dal superamento del valore limite.
Articolo 29 Vigilanza sull'attività di
certificazione
1. La Presidenza del Consiglio dei Ministri -
Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie, svolge funzioni di
vigilanza e controllo sull'attività di certificazione, ai sensi
dell'articolo 3, comma 2, del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10,
anche attraverso le strutture di cui si avvale il Ministro per
l'innovazione e le tecnologie.
2. Fatto salvo quanto previsto dal comma 1, il
Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie provvede al controllo
periodico dei certificatori accreditati.
Art. 29-bis Obblighi del titolare e del
certificatore
1. Il titolare ed il certificatore sono tenuti ad
adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno
ad altri.
2. Il certificatore che rilascia, ai sensi
dell'articolo 27, certificati qualificati è tenuto inoltre a:
a) identificare con certezza la persona che fa richiesta della
certificazione;
b) rilasciare e rendere pubblico il certificato elettronico nei modi e nei
casi stabiliti dalle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2, nel
rispetto della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni;
c) specificare, nel certificato qualificato su richiesta dell'istante, e
con il consenso del terzo interessato, i poteri di rappresentanza o di
altri titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite,
previa verifica della sussistenza degli stessi;
d) attenersi alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare i richiedenti in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti tecnici per accedervi e sulle
caratteristiche e sulle limitazioni d'uso delle firme emesse sulla base
del servizio di certificazione;
f) adottare le misure di sicurezza per il trattamento dei dati personali,
ai sensi dell'articolo 15, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi depositario di dati per la creazione della firma del
titolare;
h) procedere alla pubblicazione della revoca e della sospensione del
certificato elettronico in caso di richiesta da parte del titolare o del
terzo dal quale derivino i poteri di quest'ultimo, di perdita del possesso
della chiave, di provvedimento dell'autorità,
di acquisizione della conoscenza di cause limitative della capacità del
titolare, di sospetti abusi o falsificazioni;
i) garantire il funzionamento efficiente, puntuale e sicuro dei servizi di
elencazione, nonché garantire un servizio di revoca e sospensione dei
certificati elettronici sicuro e tempestivo;
l) assicurare la precisa determinazione della data e dell'ora di rilascio,
di revoca e di sospensione dei certificati elettronici;
m) tenere registrazione, anche elettronica, di tutte le informazioni
relative al certificato qualificato per dieci anni in particolare al fine
di fornire prova della certificazione in eventuali procedimenti
giudiziari;
n) non copiare, nè conservare le chiavi private di firma del soggetto cui
il certificatore ha fornito il servizio di certificazione;
o) predisporre su mezzi di comunicazione durevoli tutte le informazioni
utili ai soggetti che richiedono il servizio di certificazione, tra cui in
particolare gli esatti termini e condizioni relative all'uso del
certificato, compresa ogni limitazione dell'uso, l'esistenza di un sistema
di accreditamento facoltativo e le procedure di reclamo e di risoluzione
delle controversie; dette informazioni, che possono essere trasmesse
elettronicamente, devono essere scritte in linguaggio chiaro ed essere
fornite prima dell'accordo tra il richiedente il servizio ed il
certificatore;
p) utilizzare sistemi affidabili per la gestione del registro dei
certificati con modalità tali da garantire che soltanto le persone
autorizzate possano effettuare inserimenti e modifiche, che l'autenticità
delle informazioni sia verificabile, che i certificati siano accessibili
alla consultazione del pubblico soltanto nei casi consentiti dal titolare
del certificato e che l'operatore possa rendersi conto di qualsiasi evento
che comprometta i requisiti di sicurezza. Su richiesta, elementi
pertinenti delle informazioni possono essere resi accessibili a terzi che
facciano affidamento sul certificato.
3. Il certificatore che rilascia certificati al
pubblico raccoglie i dati personali solo direttamente dalla persona cui si
riferiscono o previo suo esplicito consenso, e soltanto nella misura
necessaria al rilascio e al mantenimento del certificato, fornendo
l'informativa prevista dalla disciplina in materia di dati personali. I
dati non possono essere raccolti o elaborati per fini diversi senza
l'espresso consenso della persona cui si riferiscono.
Art. 29-ter Uso di pseudonimi
1. In luogo del nome del titolare il
certificatore può riportare sul certificato elettronico uno pseudonimo,
qualificandolo come tale. Se il certificato è qualificato, il
certificatore ha l'obbligo di conservare le informazioni relative alla
reale identità del titolare per almeno dieci anni dopo la scadenza del
certificato stesso.
Art. 29-quater Efficacia dei certificati
qualificati
1. La firma elettronica, basata su un certificato
qualificato scaduto, revocato o sospeso non costituisce valida
sottoscrizione.
Art. 29-quinquies Norme particolari per le
pubbliche amministrazioni e per altri soggetti qualificati
1. Ai fini della sottoscrizione, ove prevista, di
documenti informatici di rilevanza esterna, le pubbliche amministrazioni:
a) possono svolgere direttamente l'attività di rilascio dei certificati
qualificati avendo a tale fine l'obbligo di accreditarsi ai sensi
dell'articolo 28; tale attività può essere svolta esclusivamente nei
confronti dei propri organi ed uffici, nonché di categorie di terzi,
pubblici o privati. I certificati qualificati rilasciati in favore di
categorie di terzi possono essere utilizzati soltanto nei rapporti con
l'Amministrazione certificante, al di fuori dei quali sono privi di ogni
effetto; con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dei Ministri per la funzione pubblica e per l'innovazione e le
tecnologie e dei Ministri interessati, di concerto con il Ministro
dell'economia e delle finanze, sono definite le categorie di terzi e le
caratteristiche dei certificati qualificati;
b) possono rivolgersi a certificatori accreditati, secondo la vigente
normativa in materia di contratti pubblici.
2. Per la formazione, gestione e sottoscrizione
di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascuna
amministrazione può adottare, nella propria autonomia organizzativa,
regole diverse da quelle contenute nelle regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2.
3. Le regole tecniche concernenti la qualifica di
pubblico ufficiale, l'appartenenza ad ordini o collegi professionali,
l'iscrizione ad albi o il possesso di altre abilitazioni sono emanate con
decreti del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, con il Ministro della giustizia e con
gli altri Ministri di volta in volta interessati, sulla base dei principi
generali stabiliti dai rispettivi ordinamenti.
4. Nelle more della definizione delle specifiche
norme tecniche di cui al comma 3, si applicano le norme tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2.
Art. 29-sexies Dispositivi sicuri e
procedure per la generazione della firma
1. I dispositivi sicuri e le procedure utilizzate
per la generazione delle firme devono presentare requisiti di sicurezza
tali da garantire che la chiave privata: a) sia riservata; b) non possa
essere derivata e che la relativa firma sia protetta da contraffazioni; c)
possa essere sufficientemente protetta dal titolare dall'uso da parte di
terzi.
2. I dispositivi sicuri di cui al comma 1 devono
garantire l'integrità dei dati elettronici a cui la firma si riferisce. I
dati devono essere presentati al titolare, prima dell'apposizione della
firma, chiaramente e senza ambiguità, e si deve richiedere conferma della
volontà di generare la firma.
3. Il secondo periodo del comma 2 non si applica
alle firme apposte con procedura automatica, purché l'attivazione della
procedura sia chiaramente riconducibile alla volontà del titolare.
4. I dispositivi sicuri di firma sono sottoposti
alla valutazione e certificazione di sicurezza ai sensi dello schema
nazionale per la valutazione e certificazione di sicurezza nel settore
della tecnologia dell'informazione di cui all'articolo 10, comma 1, del
decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10.
Art. 29-septies Revoca e sospensione dei
certificati qualificati
Il certificato qualificato deve essere a cura del
certificatore:
a) revocato in caso di cessazione dell'attività del certificatore;
b) revocato o sospeso in esecuzione di un provvedimento dell'autorità;
c) revocato o sospeso a seguito di richiesta del titolare o del terzo dal
quale derivano i poteri del titolare, secondo le modalità previste nel
presente decreto;
d) revocato o sospeso in presenza di cause limitative della capacità del
titolare o di abusi o falsificazioni.
2. Il certificato qualificato può, inoltre, essere revocato o sospeso nei
casi previsti dalle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
3. La revoca o la sospensione del certificato
qualificato, qualunque ne sia la causa, ha effetto dal momento della
pubblicazione della lista che lo contiene. Il momento della pubblicazione
deve essere attestato mediante adeguato riferimento temporale.
4. Le modalità di revoca o sospensione sono
previste nelle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2.
Art. 29-octies Cessazione dell'attività
1. Il certificatore qualificato o accreditato che
intende cessare l'attività deve, almeno sessanta giorni prima della data
di cessazione, darne avviso al Dipartimento per l'innovazione e le
tecnologie, informando senza indugio i titolari dei certificati da lui
emessi specificando che tutti i certificati non scaduti al momento della
cessazione saranno revocati.
2. Il certificatore di cui al comma 1 comunica
contestualmente la rilevazione della documentazione da parte di altro
certificatore o l'annullamento della stessa. L'indicazione di un
certificatore sostitutivo non impone la revoca di tutti i certificati non
scaduti al momento della cessazione.
3. Il certificatore di cui al comma 1 deve
indicare altro depositario del registro dei certificati e della relativa
documentazione.
4. Il Dipartimento rende nota la data di
cessazione dell'attività del certificatore accreditato tramite l'elenco di
cui all'articolo 28, comma 6.
SEZIONE VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30 Modalità per la legalizzazione
di firme
1. Nelle legalizzazioni devono essere indicati il
nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza. Il pubblico
ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della
legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché
apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31 Atti non soggetti a
legalizzazione
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non
sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o
pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il
luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita,
nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 32 Legalizzazione di firme di capi
di scuole parificate o legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole parificate o
legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui certificati di studio
da prodursi ad uffici pubblici fuori della provincia in cui ha sede la
scuola sono legalizzate dal provveditore agli studi.
Articolo 33 Legalizzazione di firme di atti
da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e documenti formati nello
Stato e da valere all'estero davanti ad autorità estere sono, ove da
queste richiesto, legalizzate a cura dei competenti organi, centrali o
periferici, del Ministero competente, o di altri organi e autorità
delegati dallo stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati
all'estero da autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate
dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le
firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da loro
delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma
precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo straniero
dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare, ovvero da un
traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e documenti formati nello
Stato e da valere nello Stato, rilasciati da una rappresentanza
diplomatica o consolare estera residente nello Stato, sono legalizzate a
cura delle prefetture.
5. Sono fatte salve le esenzioni dall'obbligo della
legalizzazione e della traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Articolo 34 Legalizzazione di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il rilascio di
documenti personali sono tenute a legalizzare le prescritte fotografie
presentate personalmente dall’interessato. Su richiesta di quest’ultimo le
fotografie possono essere, altresì, legalizzate dal dipendente incaricato
dal Sindaco.
2. La legalizzazione delle fotografie prescritte per
il rilascio dei documenti personali non è soggetta all'obbligo del
pagamento dell'imposta di bollo.
SEZIONE VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA’
Articolo 35 Documenti di identità e di
riconoscimento
1. In tutti i casi in cui nel presente testo unico
viene richiesto un documento di identità, esso può sempre essere
sostituito dal documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma
2.
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti
termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento, purché munite di
fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da
un’amministrazione dello Stato.
3. Nei documenti d’identità e di riconoscimento non
è necessaria l’indicazione o l’attestazione dello stato civile, salvo
specifica istanza del richiedente.
Articolo 36 Carta d’identità e documenti
elettronici
1. Le caratteristiche e le modalità per il
rilascio della carta d'identità elettronica, del documento d'identità
elettronico e della carta nazionale dei servizi sono definite con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, adottato su proposta del
Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, con il Ministro per l'innovazione e le tecnologie e con il
Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Garante per la
protezione dei dati personali.
2. La carta d’identità elettronica e l’analogo
documento, rilasciato a seguito o della denuncia di nascita e prima del
compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La carta d’identità e il documento elettronico
possono contenere:
a) l’indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col decreto di cui al comma 1, con
esclusione, in ogni caso, del DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e semplificare
l’azione amministrativa e i servizi resi al cittadino, anche per mezzo dei
portali, nel rispetto della normativa in materia di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni che possono o debbono
essere conosciute dalla pubblica amministrazione e da altri soggetti,
occorrenti per la firma elettronica.
4. La carta d'identità elettronica e la carta
nazionale dei servizi possono essere utilizzate ai fini dei pagamenti tra
soggetti privati e pubbliche amministrazioni, secondo le modalità
stabilite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri o, per sua
delega, del Ministro per l'innovazione e le tecnologie, di concerto con il
Ministro dell'economia e delle finanze, sentita la Banca d'Italia.
5. Con decreto del Ministro dell'interno, del
Ministro per l'innovazione e le tecnologie e del Ministro dell'economia e
delle finanze, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e
la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le regole
tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai materiali utilizzati
per la produzione della carta di identità elettronica, del documento di
identità elettronico e della carta nazionale dei servizi.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata
dai decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni in
materia di protezione dei dati personali, le pubbliche amministrazioni,
nell’ambito dei rispettivi ordinamenti, possono sperimentare modalità di
utilizzazione dei documenti di cui al presente articolo per l’erogazione
di ulteriori servizi o utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto
cartaceo, può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno
precedente la scadenza.
SEZIONE VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37 Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli
46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le
leggi vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel
quale è apposta la firma da legalizzare.
CAPO III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38 Modalità di invio e
sottoscrizione delle istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare
alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi
possono essere inviate anche per fax e via telematica.
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via
telematica sono valide:
a) se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato
qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato, e generata
mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura;
b) ovvero quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso
della carta d'identità elettronica o della carta nazionale dei servizi.
3. Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto
di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai
gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato
in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate
unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità
del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel
fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità
possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di
aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei
limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della
legge 15 marzo 1997, n. 59.
Articolo 39 Domande per la partecipazione a
concorsi pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la
partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in tutte
le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di
abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad
autenticazione.
SEZIONE II
CERTIFICATI
Articolo 40 Certificazioni contestuali
1. Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso
ufficio in ordine a stati, qualità personali e fatti, concernenti la
stessa persona, nell’ambito del medesimo procedimento, sono contenute in
un unico documento.
Articolo 41 Validità dei certificati
1. I certificati rilasciati dalle pubbliche
amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a
modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno
validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o
regolamentari non prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le certificazioni dello
stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile
sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o
esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso
in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni
contenute nel certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di
rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono
richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione
dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la
autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si
applicano le disposizioni di cui all'articolo 76.
Articolo 42
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli di abilitazione rilasciati al
termine di corsi di formazione o di procedimenti autorizzatori
all’esercizio di determinate attività, ancorché definiti "certificato",
sono denominati rispettivamente "diploma" o "patentino".
SEZIONE III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43 Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di
pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti
stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che
siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse
stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i
soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le
relative informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato,
dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il
reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare
la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato.
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati
diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare
l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse
pubblico ai fini del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135 la
consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un
gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione
certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e
fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai
cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione
certificante rilascia all’amministrazione procedente apposita
autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso
volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della
normativa vigente.
3. Quando l’amministrazione procedente opera
l’acquisizione d’ufficio ai sensi del precedente comma, può procedere
anche per fax e via telematica.
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di
informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti
in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono
tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la
consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel
rispetto della riservatezza dei dati personali.
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità
personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro
certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono
necessari e le suddette informazioni sono acquisite con qualunque mezzo
idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica
amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito
della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da
quella del documento originale.
Articolo 44 Acquisizione di estratti degli
atti dello stato civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento
di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in
Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono acquisiti
d'ufficio.
2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le
amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli
estratti solo quando ciò sia indispensabile.
SEZIONE IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45 Documentazione mediante
esibizione
1. I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di
nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in
documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono
essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto
divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di
pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione
dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di
riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti
contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le
amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi
la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità dei
dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento.
2. Nei casi in cui l'amministrazione procedente
acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti
attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di
identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei
dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non
autenticata del documento stesso.
3. Qualora l’interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli
stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere
comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato
dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel
documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
SEZIONE V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46 Dichiarazioni sostitutive di
certificazioni
1. Sono comprovati con dichiarazioni, anche
contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in
sostituzione delle normali certificazioni i seguenti stati, qualità
personali e fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c) cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche
amministrazioni;
l) appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di
abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei
benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione
dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi
dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di
tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari,
ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di
servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di
provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di
decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario
giudiziale ai sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei
registri dello stato civile;
ee) di non traversi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver
presentato domanda di concordato.
Articolo 47 Dichiarazioni sostitutive
dell’atto di notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la
osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.
2. La dichiarazione resa nell’interesse proprio del
dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi
ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
3. Fatte salve le eccezioni espressamente previste
per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i
concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e
i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati
dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà.
4. Salvo il caso in cui la legge preveda
espressamente che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è
presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di
rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque
attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei
documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante
dichiarazione sostitutiva.
Articolo 48 Disposizioni generali in materia
di dichiarazioni sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli
necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli
interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione
delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo
alle sanzioni penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità
in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche
l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le
dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la
relativa formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49 Limiti di utilizzo delle misure
di semplificazione
1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di
origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere
sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa
di settore.
2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti
dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di
attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico
certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive
rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.
CAPO IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
Articolo 50 Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono ad
introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati
progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni predispongono
appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo
cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente
testo unico.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il
1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei
procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente
testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo
1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito
del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione
unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di
comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le amministrazioni centrali dello Stato
provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli uffici di
registrazione di protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore
del presente testo unico presso le direzioni generali e le grandi
ripartizioni che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici
centrali di bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo 51 Sviluppo dei sistemi informativi
delle pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un piano di
sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle
disposizioni del presente testo unico e secondo le norme tecniche definite
dall'Autorità per l'informatica della pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale
automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed
utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in
conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini
di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei
documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di
sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.
Articolo 52 Il sistema di gestione
informatica dei documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei documenti,
in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento
ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati
nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del
sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni
in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del
sistema di classificazione d’archivio adottato.
Articolo 53 Registrazione di protocollo
1. La registrazione di protocollo per ogni documento
ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante
la memorizzazione delle seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema
e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal
sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o
i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non
modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne
univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo
nell’arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle
operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in
unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,
da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione
di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono
specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle
informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti
informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali
e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle
circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti
preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali
pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti
a registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54 Informazioni annullate o
modificate
1. Le informazioni non modificabili di cui
all’articolo 53 lett. a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la
procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono
rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle
elaborazioni previste dalla procedura.
2. La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e
tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni
originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli
estremi del provvedimento d'autorizzazione.
Articolo 55 Segnatura di protocollo
1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o
l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa
consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le
informazioni minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all’articolo 57;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area
organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L’operazione di segnatura di protocollo va
effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è
assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice
di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento
della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre
amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la
segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di
registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento
informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le
operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica
Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono
stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al
documento informatico ai sensi del comma 4.
Articolo 56 Operazioni ed informazioni
minime del sistema di gestione informatica dei documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate
all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui
all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono
operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione
informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni.
Articolo 57 Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo è progressivo e
costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata
ogni anno solare.
SEZIONE SECONDA
ACCESSO AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58 Funzioni di accesso ai documenti
e alle informazioni del sistema
1. L’accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e
la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti
sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile
della tenuta del servizio di cui all’articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti
da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro
per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi
deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle
singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità di
elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di
favorire le attività di controllo.
Articolo 59 Accesso esterno
1. Per l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi, possono essere utilizzate tutte le informazioni
del sistema di gestione informatica dei documenti anche mediante l’impiego
di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e strumenti che
consentono l’acquisizione diretta delle informazioni da parte
dell’interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni
determinano, nel rispetto delle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali, e nell’ambito delle misure organizzative
volte ad assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i
criteri tecnici ed organizzativi per l’impiego, anche per via telematica,
del sistema di gestione informatica dei documenti per il reperimento, la
visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l’acquisizione diretta delle informazioni e dei documenti
da parte dell’interessato, le misure organizzative e le norme tecniche
indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità di identificazione
del soggetto anche mediante l’impiego di strumenti informatici per la
firma digitale del documento informatico, come disciplinati dal presente
testo unico.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non
appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni
di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a
disposizione – anche per via telematica – attraverso gli uffici relazioni
col pubblico.
Articolo 60 Accesso effettuato dalle
pubbliche amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante
proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione
informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui
al comma 4 dell’articolo 50, adottano le modalità di interconnessione
stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la
realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai
sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la rete unitaria
delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di
accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti
attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data
di spedizione, del mittente, del destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto,
ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero di protocollo
attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni
fornite dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione,
alla determinazione dei criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai
documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti.
SEZIONE TERZA
TENUTA E CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61 Servizio per la gestione
informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi
1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative
omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle
dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di
formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina
vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni
della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e
abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo
unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro
giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano
ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque,
nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri
differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione
delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e
dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli
articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli
articoli 67, 68 e 69;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;
h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da
parte del personale autorizzato e degli incaricati.
Articolo 62 Procedure di salvataggio e
conservazione delle informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione
delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico
rimovibile.
2. E’ consentito il trasferimento su supporto
informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai
fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione
delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno
quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo
informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione
informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di
indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle
procedure di conservazione sostitutiva.
Articolo 63 Registro di emergenza
1. Il responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni
qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale
procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa,
la data e l'ora di inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del
ripristino della funzionalità del sistema.
2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la
procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di
eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può
autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non
più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli
estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è
riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni
registrate manualmente.
4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di
emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque
garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito
del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
5. Le informazioni relative ai documenti
protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,
utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al
ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino,
a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di
protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere
stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
SEZIONE QUARTA
SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo 64 Sistema di gestione dei flussi
documentali
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine
alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra
costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali
che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di
efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla
legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali
include il sistema di gestione informatica dei documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi
procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per
tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di
protocollo.
Articolo 65 Requisiti del sistema per la
gestione dei flussi documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati
all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i
fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione
delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei
flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo
stato e l'iter dei procedimenti complessi.
Articolo 66 Specificazione delle
informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche
delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del
formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei
flussi documentali sono specificate con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella
pubblica amministrazione di concerto con il Ministro della funzione
pubblica.
SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67 Trasferimento dei documenti
all’archivio di deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a
trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi
in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio
corrente.
3. Il responsabile del servizio per la gestione dei
flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei
fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.
Articolo 68 Disposizioni per la
conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi
documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione
degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione
periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e
successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere
tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 69 Archivi storici
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o
nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti
disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70 Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare,
per ogni aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione
delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.
CAPO V
CONTROLLI
Articolo 71 Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni procedenti sono tenute ad
effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui
sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di
cui agli articoli 46 e 47.
2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive
di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le
modalità di cui all’articolo 43 consultando direttamente gli archivi
dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche
attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da
questa custoditi.
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46
e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio,
non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la
documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità. Questi è
tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in
mancanza il procedimento non ha seguito.
4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni
sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui all’articolo 2,
l’amministrazione competente per il rilascio della relativa
certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a
fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del
dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti
informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le
risultanze dei dati da essa custoditi.
Articolo 72 Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei controlli di cui all’articolo 71 le
amministrazione certificanti individuano e rendono note le misure
organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva esecuzione
dei controlli medesimi e le modalità per la loro esecuzione.
2. La mancata risposta alle richieste di controllo
entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.
CAPO VI
SANZIONI
Articolo 73 Assenza di responsabilità della
pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti,
salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per
gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a
verità, prodotti dall’interessato o da terzi.
Articolo 74 Violazione dei doveri d’ufficio
1. Costituisce violazione dei doveri d’ufficio la
mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o
di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo
unico;
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d’ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai
sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la
dichiarazione sostitutiva;
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione
di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli
ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di
assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.
Articolo 75 Decadenza dai benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76,
qualora dal controllo di cui all’articolo 71 emerga la non veridicità del
contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici
eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della
dichiarazione non veritiera.
Articolo 76 Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma
atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito
ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati non più
rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli
articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate
nell'articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico
ufficiale.
4. Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono
commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione
all'esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi,
può applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla
professione e arte.
CAPO VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77 Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in vigore del presente
testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio 1968 n.15; l’articolo 2,
comma 15, primo periodo della legge 24 dicembre 1993 n. 537; l’articolo 2
commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l’articolo 3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito
dall’articolo 2, comma 10 della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge
15 maggio 1997 n. 127; l’articolo 2, comma 11 della citata legge 16 giugno
1998 n. 191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n. 340;
l’articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n. 342.
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre
1997, n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998,
n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n. 223.
Art. 77-bis Applicazione di norme
1. Le disposizioni in materia di documentazione
amministrativa contenute nei capi II e III si applicano a tutte le
fattispecie in cui sia prevista una certificazione o altra attestazione,
ivi comprese quelle concernenti le procedure di aggiudicazione e
affidamento di opere pubbliche o di pubblica utilità, di servizi e di
forniture, ancorchè regolate da norme speciali, salvo che queste siano
espressamente richiamate dall’articolo 78.
Articolo 78 Norme che rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del presente
testo unico restano comunque in vigore:
a) le vigenti disposizioni legislative e
regolamentari in materia di trasmissione delle dichiarazioni fiscali di
cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542,
al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100, al decreto direttoriale 31 luglio 1998,
al decreto direttoriale 29 marzo 2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e
le disposizioni di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109
concernenti la dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione
dell’indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti che
richiedono prestazioni sociali agevolate;
b) il D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l’articolo 2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993
n. 537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui alla legge 31
dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi adottati in attuazione
delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6 ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive e
i decreti ministeriali a contenuto generale, nonché le regole tecniche già
emanate alla data di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le disposizioni legislative in materia di conservazione di beni
archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490.
2. Per le forze di polizia,
restano in vigore, con riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le
particolari disposizioni di legge e di regolamento concernenti i
trattamenti di dati personali da parte delle forze dell’ordine, ai sensi
dell’articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.
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